Chapitre II : Correspondance et secrétariat

Révision 

Quelle sont les 5 styles d’une lettre commerciale ?

Motivation 

Citez quelques écriteaux sur les murs de portes d’une direction (administration)

Annonce du sujet

Aujourd’hui nous allons étudier :

Analyse 

Quid de la correspondance ?

Expédier = envoyer

Rédiger = concevoir, 

Ecrire = orthographe (forme)

S’exprimer = langue (fond)

Valeurs = marchandises, courriers, effets de commerce.

Courantes = habitude

• Quelles sont les attributions du service correspondance ?
• En quoi consiste une lettre difficile ?

Que peut-on retenir de cette leçon ?

Les 5 styles d'une lettre commerciale sont : 

• Claire, complète, concise, correcte et courtoise.

Quelques écriteaux sur les murs de porte d'une direction sont : 

• Comptabilité, secrétariat, réception...

Aujourd’hui nous allons étudier : Correspondance et secrétariat

CHAPITRE II : CORRESPONDANCE ET SECRETARIAT

1. En quoi consiste le service correspondance dans un secrétariat ?

Par correspondance, il faut comprendre :

a. La réception du courrier : enregistrement, classification, et orientation interne ;

b. La réponse : élaboration d’une suite rédigée par le bureau du service concerné.

c. L’expédition du courrier : « réponse » 

il faut bien la rédiger, savoir écrire et savoir s’exprimer.

2. Quels conseils donner à un secrétaire ? 

a. Une bonne orthographe : éviter les fautes qui donnent une mauvaise impression de l’entreprise et de son personnel;

b. Disposer d’un dictionnaire qui est un outil précieux.

3. Quels sont les différents types de lettres à rédiger ?  

a. Les lettres  simples : lors de réception ou d’expédition des valeurs

• Les lettres courantes : sont des lettres telles que les demandes de renseignement et de documentation;
• Les réponses à des demandes;
• Les lettres de remerciements;
• Les lettres de commande;

b. Les lettres difficiles ; sont celles en rapport avec :

• Le retard de la date de livraison;
• L’augmentation du prix;
• La qualité moins belle;
• Le refus;
• Le contentieux (Cfr. conseiller juridiques de l’entreprise). 

Nous pouvons retenir que le service correspondance est une partie du Secrétariat. Le Secrétaire doit soigner ses textes pour la bonne réputation de l’entreprise.