DEFINITION DES CONCEPTS DE BASE
Stocks : ensemble des biens ou services, dont l’entreprise est propriétaire, qui interviennent dans son cycle d’exploitation, pour être :
• soit consommés au premier usage (fournitures ou matières consommables),
• soit vendus en l’état (marchandises) ou au terme d’un processus de production (en cours de fabrication, produits finis…)
Inventaire : opération effectuée au moins une fois tous les douze mois, généralement à la clôture de l'exercice, afin de relever, en quantité et en valeur, l'ensemble des éléments actifs et passifs de l'entreprise.
Emballages : objets utilisés pour contenir, envelopper, protéger, conditionner les produits et marchandises livrés à la clientèle en même temps que leur contenu
Intermédiaire de commerce : personne (physique ou morale) qui agit pour le compte d’une personne, commerçante ou non. C’est donc un contrat de mandat qui fait naître les relations entre l’intermédiaire et le représenté.
Inventaire comptable intermittent : organisation comptable des stocks où seul un recollement périodique, au moins une fois par exercice, des existants chiffrés en quantité et en valeur est effectué.
- Inventaire comptable permanent : organisation comptable des stocks qui, par l'enregistrement continu des mouvements, permet de connaître de façon constante, en cours d'exercice, les existants, chiffrés en quantité et en valeur.
1. DOCUMENTS DE L'INVENTAIRE COMPTABLE PERMANENT
L’entreprise se procure les marchandises, les matières premières et les autres matières auprès des fournisseurs, d’une part et elle vend aux clients les marchandises ou les produits finis d'autre part.
Ces mouvements de stocks exigent l’utilisation de certains documents à l'entrée et à la sortie pour suivre l’évolution de stocks d’une manière permanente.
1°. Documents relatifs aux entrées de stocks
a) Circulation de l’information relative aux entrées de stocks
Légende :
1. L’entreprise envoie un « Bon de commande » au fournisseur, par le service d'approvisionnement;
2. Le fournisseur livre la marchandise au client accompagnée d'une «Facture» et d'un « Bon de livraison »;
3. Le client réceptionne la marchandise sur base du « Bon de réception » ou la retourne par le biais du "Bon de retour".
4. Le fournisseur confi le transport de la marchandise à un tiers (transporteur) qui établit le « Bon de camionnage » (en lieu et place de bon de livraison et bon de réception);
5. L’entreprise constate l’entrée en stocks de marchandises « Bon d’entrée stock »;
6. L’entreprise enregistre tous les mouvements d’entrée dans la fiche de stock » qui permet de connaître les stocks, d’une manière permanente;
7. L’entreprise comptabilise l’entrée en stocks dans le « journal des achats ».
b) Documents relatifs à l'entrée en stock
Parmi tous les documents cités ci-haut, trois documents concernent directement les entrées en stock :
• Bon de réception ou bon de camionnage : ce document atteste la réception des marchandises par l’entreprise.
• Bon d’entrée stock : c’est un document établi pour constater l’entrée effective en stock de marchandises ou d'autres produits.
• Fiche de stock : ce document enregistre, de quantité, le coût unitaire et le coût total des entrées, des sorties et du stock final à leur date respectives.
2°. Documents relatifs aux sorties de stocks
a) Circulation de l’information relative à la sortie de stocks
Légende :
1. Le client adresse la demande à l’entreprise à travers le « le Bon de commande » au service commercial;
2. Demande de l’usine ou atelier de matières pour fabrication des produits finis ou autres usages;
3. L’entreprise décide de faire sortir la marchandise, la matière ou autres « Bon de sortie »;
4. L’entreprise enregistre la sortie en quantité et en valeur aux dates correspondantes dans la « Fiche de stock »;
5. L’entreprise établit le « Bon de livraison » qui accompagne la marchandise chez le client;
6. L’entreprise retourne la marchandise ou les matières non conformes à la commande « Bon de retour »;
7. L’entreprise comptabilise la vente « Journal de ventes ».
3° Documents relatifs aux sorties de stocks
Parmi les documents évoqués précédemment pour les sorties de stocks, quatre sont directement liés aux mouvements de sortie de stocks :
• Bon de sortie stock : indique la quantité sortie de stock;
• Bon de livraison : ce document accompagne la marchandise livrée au client;
• Bon de retour : Il permet d’indiquer la marchandise qui retourne à l'entreprise pour
non-conformité à la commande ;
• Fiche de stock : ce document permet de suivre les mouvements d’entrée, de sortie
et de stock final d’une manière permanente.
