D’une manière générale, la correspondance commerciale peut-être définie comme tout courrier échangé à l’occasion d’actes de commerce, soit entre commerçants, soit entre des commerçants et des tiers non commerçant.
En effet, en cas de litige, ce sont bien souvent ces lettres qui sont la seule preuve de l’entente qu’il y a eu entre les parties. Elles permettent donc de savoir quels étaient les termes exacts de l’accord qui avait été passé.
LA PRESENTATION DE LA LETTRE
Pour normaliser les échanges écrits, des usages se sont institués quant à la forme que doivent présenter les lettres commerciale.
CARACTERISTIQUES GENERALES
Seul le recto des feuilles est utilisé. En plus, il y a quatre types de dispositions d’une lettre :
Disposition américaine ou bloc à la marge
Disposition en retrait ou bloc à la date
Disposition normalisée (de l’AFNOR)
Disposition mixte ou standard
LES ELEMENTS DE LA LETTRE
L’en-tête : l’adresse de l’expéditeur.
La souscription : l’adresse du destinataire.
Le destinataire : lorsque le courrier est destiné à une personne en particulier dont on connaît le nom, soit que l’on ait traité avec, soit qu’on la connaisse ou pour tout autre raison, on indique à l’attention de qu’il est adressé.
La date : elle est obligatoire, elle sert d’argument juridique.
Libellé : lieu + quantième du mois + mois complet (en lettre) + année
La signature : authentifie la lettre, elle doit être manuscrite.
Libellé : Fonction
Espace pour signature
Noms
La rubrique : souvent on indique l’objet de la lettre afin que le destinataire, au premier regard, sache pourquoi on lui écrit.
La rubrique est représentée par trois mots :
Objet
Concerne
Affaire
Suivie d’un texte en minuscule souligné.
Exemple : objet : demande de documentation
Concerne : demande d’emploi
L’appellation : d’une manière générale on commence une lettre par Madame, Monsieur, Mesdames, Messieurs.
Toutefois, quand on connaît le nom du destinataire, et qu’on lui écrit dans le cadre de ses fonctions, on commencera la lettre par :
- Monsieur le président,
- Monsieur le maire,
- Monsieur le directeur,
Pour des hommes de loi (avocats, notaires, huissiers de justice, conseillers juridiques), l’appellation sera :
- Maitre,
Pour des personnes que l’on connait bien, on pourra mettre :
- Cher monsieur, chère madame,
- Cher ami, chère amie,
