CHAP 1 TYPES DE LETTRES
A. LES LETTRES SIMPLES
Celles qui accompagnent des envois de valeur ou des accusés de réception.
B. LETTRES COURANTES
I. Les demandes des renseignements et de documentation sur les produits et les services qu’un fournisseur peut produire :
Elles se composent des questions claires et complètes faisant chacune objet d’un paragraphe.
II. Les réponses à des demandes :
Elles doivent être précises et présentées dans l’ordre des questions posées et envoyées rapidement à la fois par courtoisie et par intérêt.
III. Les lettres de remerciement :
A la suite de la réception des réponses précédentes, elles sont simples et n’exigent aucune littérature.
IV. Les lettres de commande :
Elles doivent être claires et très précises et indiquez sans ambiguïté :
Les quantités ;
Les références ;
Les couleurs et tailles ;
les destinations des articles ;
la date et le mode de livraison ;
la date et le mode de paiement ;
Ces lettres sont souvent établies à l’avance sur des bons de commande.
V. Les accusés de réception et leur confirmation :
Un brouillon est souvent nécessaire.
C. LETTRES DIFFICILES
Elles demandent du tact, de la diplomatie, de l’adresse, ce sont :
1. Les lettres d’excuses et des réponses aux réclamations
Retard de livraison ;
Diminution de la quantité demandée ;
Qualité moins belle ;
Ces excuses sont toujours accompagnées de l’expression de regret et de l’assurance qu’une nouvelle erreur ne se produit plus.
2. Les lettres de reçus
3. Les lettres de réclamation
4. Les lettres sollicitant des délais de paiement
5. Les lettres destinées à convaincre généralement rédigées par des professions de sortie commerciale ou de service de publicité
6. Les lettres à caractère contentieux
