b) Système centralisateur
Généralités
La tenue du système centralisateur passe par les étapes suivantes :
• Classement des documents de base à imputer par type d’opération (achats, ventes, banque, caisse, et autres opérations ;
• Répartition des documents de base entre les postes de travail correspondant aux journaux ouverts ;
• Choix des journaux à ouvrir en fonction de divers éléments et de l’objectif du système d’information de l’entité ;
• La tenue chronologique des journaux auxiliaires.
Tracé du journal
Chaque type d’opération fait intervenir un même compte qui est soit débité soit crédité en contrepartie de plusieurs autre comptes. Ce compte est appelé « compte support » ou « compte pivot ». Le journal auxiliaire est souvent désigné par le nom de compte support en pivot.
Nous présentons à titre illustratif les journaux auxiliaires de banque recettes et banque dépenses.
• Journal auxiliaire banque recettes
Date Libellés Comptes à débiter Comptes à créditer
41
58 Divers
52 … … Sommes Sommes N°
• Journal auxiliaire banque dépenses
Date Libellés Comptes à débiter Comptes à créditer
52 … … Divers
58 40 Autres cptes Cl 4 Sommes N°
Procédure de mise en place du système centralisateur
Pour mettre en place le système centralisateur, la clé demeure la détection des opérations récurrentes et des écritures de référence.
Exemple :
Pour mettre en place le journal auxiliaire caisse - dépense, on peut s’inspirer de l’écriture de référence ci-après :
N° COMPTES DATE DE L’OPERATION REALISEE MONTANT
D C LIBELLE DE L’OPERATION D C
6051
6052
61
62
63
57
585
588 Fourn. non stockables eau
Fourn. non stockables électricité
Transport
Services extérieurs
Autres Services extérieurs
à Caisse
Virements de fonds
Autres virements internes X
X
X
X
X
X
X
X
Sur base de l’écriture ci-haut, on peut donc créer le journal auxiliaire caisse – dépense.
Les principaux journaux auxiliaires
• Journal auxiliaire caisse recettes ;
• Journal auxiliaire caisse dépenses ;
• Journal auxiliaire banque recettes ;
• Journal auxiliaire banque dépenses ;
• Journal auxiliaire achats à crédit ;
• Journal auxiliaire vente à crédit ;
• Journal auxiliaire effets à recevoir ;
• Journal auxiliaire effets à payer ;
• Journal auxiliaire des opérations diverses.
Les journaux auxiliaires à ouvrir sont fonction des besoins de l’entité.
