. DEFINITION DES CONCEPTS
• Inventaire physique ou extracomptable : est le recensement matériel (dénombrement détaillé article par article) des existants.
• Exercice comptable : est une période de 12 mois qui commence le 1er janvier et qui se termine le 31 décembre.
• Circularisation : demande de confirmation des soldes adressée aux tiers ayant des liens d’affaires avec l’entité.
1. GENERALITES SUR LES TRAVAUX D’INVENTAIRE
Les opérations comptables effectuées au cours d’un exercice comptable ne suffisent pas pour refléter l’image fidèle de l’entité pour plusieurs raisons, notamment :
• du fait que les comptes patrimoniaux ne reflètent pas nécessairement la réalité économique du moment dans la mesure où ils sont enregistrés à leurs valeurs d’acquisition alors que la dépréciation des immobilisations n’est pas comptabilisée.
• les diminutions de valeurs, qui ont affecté les stocks et les créances, n’ont pas encore été constatées ; la valeur du stock final en cas d’inventaire intermittent, n’a pas encore été prise en compte. Le solde du compte banque n’est pas toujours égal à l’avoir réel en banque.
• les comptes des produits et des charges n’enregistrent pas toujours les transactions se rapportant à l’exercice comme c’est le cas des charges ou produits enregistrés et qui concernent en partie l’exercice ultérieur.
• enfin, l’entité doit tenir compte des charges et risques probables susceptibles d’avoir un impact sur la gestion de l’entité.
Compte tenu des raisons évoquées, les travaux de fin d’exercice nous aident à combler les lacunes constatées dans la balance avant inventaire en vue de compléter les écritures passées au cours de l’exercice ; et aussi à permettre l’établissement des états financiers. Ainsi, les travaux d’inventaire trouvent leur justification dans le souci de donner l’image fidèle et sincère du bilan. Ils reposent sur les aspects en rapport avec l’inventaire extracomptable, le redressement et la régularisation comptable.
2. ELEMENTS CONCERNES PAR L’INVENTAIRE PHYSIQUE
• Immobilisations
• Titres de participation
• Stocks
• Créances
• Effets
• Espèces
• Titres de placement
• Dettes.
3. PHASES DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE
On distingue 3 phases d’inventaire physique :
Préparation de l’inventaire
Cette phase consiste à :
* nommer les responsables de l’inventaire
* rédiger les instructions, préciser le lieu, la date, la durée, les biens et les documents d’usage lors de l’inventaire physique.
Au cours de cette phase préparatoire, l’on doit ; notamment :
* identifier et localiser les biens à l’aide d’un listing ;
* ranger les biens et les regrouper par nature en tenant compte des biens non encore réceptionnés qui peuvent faire l’objet d’un étiquetage de couleur différente par rapport aux biens disponibles ;
* élaborer les fiches d’inventaire pré-numérotées et les tickets ;
* expédier le courrier aux fournisseurs pour s’enquérir de commandes non encore livrées ;
* arrêter les mouvements des biens pendant la durée de l’inventaire et définir les unités de mesure ;
* demander aux responsables de magasins d’établir une liste des éléments de stocks détériorés ou à rotation lente.
Déroulement de l’inventaire physique
Cette phase de recensement des biens est réalisée par trois équipes :
* la première équipe doit recenser tous les biens assorties des informations particulières de chaque bien ;
* la deuxième équipe doit effectuer les mêmes travaux que la première ;
* la troisième équipe sera chargée de contrôler les résultats de deux premières équipes et le responsable doit s’assurer de la bonne exécution.
Synthèse des travaux
Cette étape consiste à évaluer les résultats d’inventaire pour aboutir à la confection d’un fichier ou d’une fiche corrigé (e) et mis (e) à jour.
Un autre comptage est envisagé par le responsable en cas de différences de résultats.
En dernier lieu, un contrôle final est effectué par le même responsable pour s’assurer de l’exhaustivité de l’inventaire, de la restitution de tous les documents utilisés et établir la fiche récapitulative des résultats d’inventaire.
4. PROCEDURE D’INVENTAIRE PHYSIQUE
L’inventaire physique se fait de la manière suivante :
4.1. Pour les immobilisations :
4.1.1. Etat des lieux des immobilisations
* constater l’existence des immobilisations ;
* localiser les immobilisations ;
* évaluer les immobilisations ;
* s’assurer de l’état physique des immobilisations ;
* distinguer les immobilisations de l’entité à la date d’inventaire ;
* situer d’éventuels écarts entre les immobilisations enregistrées par la comptabilité et celles existant physiquement.
