Qu'est-ce qu'une information ? Comment caractérise-t-on une information ? Quel est son rôle au sein d'une organisation ?
L'information est un élément de connaissance, qui peut être collecté, traité, conservé, communiqué au sein de l'organisation ou auprès de ses partenaires.
L'information est constituée de deux éléments :
Par exemple, Virginie et Sophie font les boutiques. Sophie décide d'acheter un pantalon à 8000FC. Virginie trouve que cela fait trop cher pour un pantalon alors que Sophie estime avoir fait une bonne affaire.
Ici, le prix de 8000FC est une donnée. Le fait que Virginie trouve le prix élevé constitue le sens de l'information.
Une information est caractérisée par :
a. Les formes de l'information
Parmi les différentes formes que peut prendre une information, les plus courantes sont :
Exemple : les renseignements fournis lors de l'entretien annuel entre le salarié et son employeur.
Exemple : les éléments présents sur le bulletin de paie.
Exemple : le graphique récapitulant les performances de l'équipe commerciale lors de la réunion hebdomadaire.
Exemple : une démonstration enregistrée sur un caméscope, puis diffusée sur un téléviseur.
Exemple : les nouveaux produits vendus par la concurrence.
Exemple : le nombre de concurrents sur un secteur.
b. Les modes de présentation
L'information peut :
Exemple : les numéros de téléphone.
Exemple : les mentions obligatoires sur l'étiquette d'un produit.
Exemple : les remarques d'un professeur écrites en rouge sur une copie d'élève.
c. Les qualités de l'information
Pour qu'une information soit de qualité, elle doit être :
L'information est un élément primordial dans l'entreprise. En effet, elle représente un outil de prise de décision.
Par exemple, lorsque le vendeur fait le constat, auprès de son manageur, qu'il ne reste que peu de produits en stock, le manageur va déclencher le processus de réapprovisionnement. Il va prendre la décision de commander de nouveaux produits.
De plus, l'information est un outil de communication interne lorsqu'elle intervient, par exemple, au cours d'une réunion d'équipe, mais aussi un outil de communication externe lorsqu'elle est transmise entre l'entreprise et ses partenaires.
Enfin, l'information est un outil de travail collectif. Par exemple, lors d'une réunion entre les représentants et le chef régional, les informations collectées et diffusées par chaque représentant (exemple : arrivée de nouveaux concurrents, ouverture de nouveaux points de vente) vont permettre d'améliorer les performances de l'ensemble de l'équipe en ajustant les actions de chacun.
L'essentiel
L'information est une donnée supplémentaire dans le patrimoine intellectuel de l'individu et de l'organisation. Cette information peut revêtir plusieurs formes (écrite, orale, qualitative...) et peut être représentée par un code, une couleur...
Toutefois, pour qu'une information soit de qualité, il faut qu'elle remplisse cinq critères : fiabilité, pertinence, actualité, originalité et accessibilité. La plupart du temps, l'obtention de cette information a un coût qui doit être raisonnable par rapport à l'objectif à atteindre.
L'information remplit trois rôles principaux dans l'entreprise. Elle est perçue comme un outil d'aide à la décision, un outil de communication interne et externe, un outil de travail collectif.