DEFINITION DE CONCEPTS DE BASE
• Pièces justificatives : documents servant de justification aux enregistrements comptables et de moyen de preuve entre commerçants en cas de litige.
• Pièces comptables : pièces justificatives qui servent aux enregistrements comptables.
• imputation : inscription des comptes à débiter ou à créditer sur la pièce justificative
• enregistrement comptable : inscription des opérations dans un livre comptable en respectant le principe de la partie double.
2. IMPORTANCE DES PIECES JUSTIFICATIVES
Les pièces justificatives :
- servent de preuve d’enregistrement comptable ;
- Facilitent l’identification et la correction des erreurs en permettant de contrôler la
comptabilité.
3. CATEGORIES DES PIECES JUSTIFICATIVES
Il existe deux grandes catégories des pièces justificatives :
- pièces justificatives d’origine externe ;
- pièces justificatives d’origine interne.
a) Pièces justificatives d’origine externe
Documents émis par les tiers et destinés à l’entité :
- les factures d’achats ;
- les relevés de banque ;
- les chèques bancaires reçus ;
- les chèques postaux reçus ;
- les reçus établis par les tiers ;
- les bons de commande ...
b) Pièces justificatives d’origine interne
Documents émis par l’entité et destinés aux tiers ou pour les besoins internes.
On distingue :
Ceux qui sont destinées à des tiers, tels que :
- facture clients ;
- bon de livraison ;
- bon de réception ;
- déclaration fiscale et parafiscale ;
- bulletin de paie, etc.
Ceux qui sont établis pour les besoins de la gestion interne, tels que :
- bon d’entrée stock ;
- bon de sortie des stocks ;
- fichiers des immobilisations ;
- pièces de caisse (bon d’entrée et de sortie caisse), etc.
4. PROCEDES DE TRAITEMENT DES PIECES JUSTIFICATIVES
Toutes les pièces justificatives ne sont pas des pièces comptables. Seules les pièces comptables feront l’objet des procédés ci-après :
- la pré comptabilisation ;
- l’enregistrement au journal.
4.1. La pré comptabilisation
La précomptabilisation se fait en 2 étapes :
- la vérification des pièces comptables ;
- l’imputation-comptable.
4.1.1. La vérification des pièces comptables
La vérification est l’opération nécessaire rassurée par un assistant comptable compétent qui contrôle ce qui suit :
- l’authenticité des pièces justificatives. Il est question de vérifier l’existence de l’entité émettrice de la pièce et de l’identité du signataire mandaté à cet effet.
- l’identité des sommes portées sur les pièces justificatives et la comparaison entre le montant repris en chiffres et celui en lettres.
N.B : cette étape évitera les erreurs dites d’imputation qui faussent la comptabilité, telles que les erreurs numériques provenant de la lecture erronée des données chiffrées.
4.1.2. L’imputation comptable
L’imputation consiste à indiquer :
- le (s) numéro (s) de (s) compte (s) à débiter
- le (s) numéro (s) de (s) compte (s) à créditer
- les sommes correspondantes.
L’imputation des pièces comptables se fait en deux méthodes :
- l’apposition de cachet ;
- le remplissage de ticket comptable ou note d’imputation.
1. Par l’apposition du cachet
L’imputation se fait par l’apposition d’un cachet (grille d’imputation) que l’imputateur complète en inscrivant le numéro de la pièce, les numéros de comptes à débiter et à créditer, et les sommes correspondantes.
